Hinweise zur elektronischen Kommunikation / E-Mail-Nutzung
Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße
Die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße eröffnet unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente.
- Zugangseröffnung
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail (siehe Ziffer 2), sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie in der Regel durch die formgebundene elektronische Kommunikation (siehe Ziffer 3) ersetzt werden. Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, geht die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
Auf den unter Ziffer 2 und 3 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf der Homepage der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße übersenden. Darüber hinaus nimmt die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße ausschließlich Dokumente in den Dateiformaten entgegen, die unter Ziffer 6 aufgelistet sind. E-Mails dürfen eine Dateigröße von 25 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden hier nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße keine weitere Mitteilung. - Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie elektronische Kommunikation steht Ihnen folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung: E-Mail
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren abwickeln möchten, benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz die oben genannte E-Mail-Adresse. Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße, von deren Ämtern und Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten.
Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Kreisverwaltung Südliche Weinstraße stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung (z. B. kreisverwaltung@suedliche-weinstrasse.de) .
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 4 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden. Das Gleiche gilt, wenn Sie die Rückantwort von der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße anstelle der einfachen Übertragung über das Internet mittels einer gegen fremde Einsichtnahme geschützten Datenübertragung erhalten wollen. - Formgebundene elektronische Kommunikation
Eine rechtsverbindliche formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Die formgebundene Kommunikation ist jedoch auch in einer unten näher erläuterten elektronischen Form und schriftformersetzend möglich (vgl. § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz bzw. § 36a Sozialgesetzbuch Erstes Buch und § 9a Abs. 5 Onlinezugangsgesetz).
Kommunikation mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS)
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen ist.
Für den Versand von E-Mails und Anlagen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, steht Ihnen wie bei der formfreien elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2) die folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung: E-Mail
Für die Zugangseröffnung gelten hier ebenfalls die unter Ziffer 1 und 2 genannten Voraussetzungen und Hinweise.
Alternativ können Sie nach Registrierung als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (siehe Ziffer 4) mit einer elektronischen qualifizierten Signatur versehene Dokumente direkt aus der VPS heraus an die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße senden.
Kommunikation ohne qualifizierte elektronische Signatur (qeS)
Die elektronische Form kann jedoch gewahrt werden, wenn Dokumente ohne qeS und nur mit einfacher elektronischer Signatur (d.h. die Namensnennung in Textform) über einen sicheren Übermittlungsweg versandt werden. Hierfür hat der Landkreis Südliche Weinstraße ein besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) eröffnet, über das mit Gerichten und anderen Behörden, aber u.a. auch mit Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten und nicht zuletzt mit Bürgerinnen und Bürgern kommuniziert werden kann.
Für Bürgerinnen und Bürger stehen z.B das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) oder Mein Justizpostfach (MJP) zur Verfügung. Über das Justizportal des Bundes und der Länder können weitere Informationen über die Rechtsgrundlagen, Bearbeitungsvoraussetzungen und das Verfahren des elektronischen Rechtsverkehrs abgerufen werden.
Im beBPo finden Sie uns unter: Kreisverwaltung Südliche Weinstraße, Nutzer-ID: DE.Justiz.98065b69-a007-4b9e-9a3f-cfbccce1766b.cfa8
Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen dem besonderen elektronischen Behördenpostfach und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist.
Wichtiger Hinweis: Die Übersendung einer gewöhnlichen E-Mail mit einem Anhang (gescanntes Dokument mit Unterschrift) ist NICHT ausreichend, weil es sich hierbei nicht um einen vom Gesetzgeber vorgegebenen sicheren Übermittlungsweg handelt!
- Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS) -> qeS nötig!
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist. Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de - Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service (siehe Ziffer 4) können Sie Ihre Mitteilungen an die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt. - Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten
Die von der der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der unterstützten Signaturkarten erfolgen. - Ansprechpartner/-in
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße, so stehen wir Ihnen unter der Rufnummer (06341) 940-953 oder per E-Mail webmaster@suedliche-weinstrasse.de zur Verfügung. - Rechtliche Hinweise
Die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Kreisverwaltung Südliche Weinstraße sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen. - Elektronische Kommunikation über OZG-Verfahren
Die in einzelnen Bereichen eingerichteten elektronischen Kommunikationswege über Online-Plattformen dienen hauptsächlich der Antragstellung im jeweiligen Verfahren. Eine weitergehende Kommunikation (z. B. Widerspruchseinlegung) kann hierüber bisher nur im Einzelfall abgewickelt werden.
Dies ist nur dann der Fall, wenn ein spezieller Identitätsnachweis (z.B. eine Identifikation mittels Personalausweis mit eID-Funktion) erbracht wurde. Näheres hierzu ist in § 3 Abs. 4 des OZG geregelt.